JAV/PR-FORUM 2014

Bestandsaufnahme zur Personalbemessung! - Aber wie?

Forum A 2

Nachhaltige Personalbemessung

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Referenten:            Johannes Schnurr (Dipl.-Pädagoge)

                            Rainer Hagenacker (Personalrat Stadt Duisburg)

Moderation: Achim Christophersen

In Deutschland gibt es etwa  600 Jugendämter mit ebenso vielen unterschiedlichen Strukturen. Eine einheitliche Stellenbemessung im ASD (Allgemeiner Sozialer Dienst) zur Übernahme von Aufgabe nach SGB VIII gibt es bundesweit nicht.                                        

Die Kriterien einer Personalbemessung sind sehr vielfältig. Oftmals ist festzustellen, dass Personen, die befragt werden, solche Kriterien sehr unterschiedlich gewichten. Es gibt keine einheitliche Linie, daher ist eine empirische Betrachtung nicht wirklich hilfreich. Personalbemessung ist in erster Linie Führungsaufgabe. Führungskräfte müssen den Rahmen setzen. Für Johannes Schnurr zählen auch Personalräte zu dem Kreis der Führungskräfte.

Es ist nicht ausreichend, die Aufgaben im ASD aufzulisten und mit technischer Unterstützung allgemeinverbindlich zu errechnen. Eine Faustformel unter zu Hilfenahme von Excel ist nicht zielführend. Es gibt keine Allgemeingültigkeitsformel.

Eine nachhaltige Personalbemessung ist durch eine Vielzahl von Indikatoren hinterlegt (Fallzahlen, Prozessbeschreibungen, Personalstellen und Qualitätskriterien).

Die Bezugsgrößen variieren je Jugendamt schon in deutlichen Unterschieden. Das gleiche Phänomen lässt sich bei der Frage der Kriterien feststellen. Auch hier variieren diese deutlich. In den meisten Fällen einer Personalbemessung werden Fallzahlen und Fläche zugrunde gelegt.

Neben der Betrachtung nach Fallzahlen, ist es immens wichtig, den ASD in gut strukturierten Teams zu vernetzen. Dies wiederum ist abhängig von der Fluktuation und der Leitungsfunktion. Nur gute Teams mit guter Teamleitung sind Garanten für eine dauerhafte Sicherung der Aufgaben.

Beispiel aus der Praxis (Duisburg):

In Duisburg gab es massive Überlastsituation. Diese wurden sogar direkt beim Oberbürgermeister abgegeben. Der Personalschlüssel blieb über 30 Jahre unangetastet und war bis zuletzt Maßstab der Berechnung. Dazu kam die schwierige Situation des Haushaltssicherungskonzeptes (pauschale Kürzung von 10 Prozent aller Stellen – auch im ASD). Die einzige Möglichkeit „Gehör zu bekommen“, lag darin, einen externen Blick auf die Bemessung legen zu lassen.

Es wurden Fallzahlenberechnungen über einen Zeitraum von 4 Wochen vorgenommen, die anschließend auf das Kalenderjahr hochgerechnet worden. Insbesondere erfolgte eine individuelle Erhebung der Beratungszeiten, die ebenfalls gewichtet und auf ein Kalenderjahr zur verteilen waren.

Erstmals wurde eine Rüstzeit (Wegezeiten, Sonderaufgaben, Arbeitsplatzeinrichtung, etc.) von 30 Prozent der Arbeitszeit mit eingerechnet. Dazu kamen 10% sozialraumorientiertes Arbeiten (Projekte, Bastelgruppen, etc.). Trotz aller Bemühungen akzeptierte und genehmigte die Kommunalaufsicht diese Berechnungen allerdings nicht. Nach eigenständiger, also kommunaler, Errechnung eines Schlüssels und Zugrundelegung dieses Schlüssels sind im Ergebnis die durch das Haushaltssicherungskonzept eingesparten Planstellen wieder in den Stellenplan eingebracht worden. Die entsprechenden Fallzahlen werden bis heute jährlich berechnet – letztlich aber dann doch über eine Excel-Tabelle.

Eine Problemlage in Duisburg ist aktuell auch die häufige Fluktuation durch unterschiedliche Gründe (Stellenwechsel, Arbeitgeberwechsel, Elternzeit). Probleme während der Umsetzungsphase haben sich insbesondere in der Arbeitszeitaufzeichnung und der geforderten Transparenz der Aufgaben ergeben. Empfehlung ist hier eine Überleitung mit Schätzwerten. Die in Duisburg installierte Projektgruppe ist personell entsprechend bestückt worden (Führungskräfte, MitarbeiterInnen, Personalrat).

Empfehlungen zur Personalbemessung

In der Empfehlung des Referenten wird deutlich, dass eine umfassende Fallzuständigkeit aus seiner Sicht immens wichtig für die Personalbemessung im ASD ist. Ein Hilfesuchender auf der einen Seite braucht eine ihm helfende Person auf der anderen Seite. Dazu zählt auch eine Verantwortungsübernahme durch eine entsprechende Entscheidungskompetenz.

Eine nachhaltige Personalbemessung hängt von der Erhebung unterschiedlicher Datenkonzepte ab. Im ersten Schritt empfiehlt es sich die Arbeitszeiten (Prozessarbeitszeit, Systemarbeitszeit, Verfügungszeit) über die Dauer eines Kalenderjahres festzuhalten.

Im zweiten Datenkonzept werden alle Fallzahlen im Laufe eines Kalenderjahres erfasst. Diese sind kumuliert darzustellen (laufende, begonnene, abgeschlossene). Hierbei sollten auch die mittleren Bearbeitungszeiten der Fälle in Tagen berechnet werden. Eine solche Berechnung erfolgt über die Bildung von Teilprozessen und der damit einhergehenden Aufteilung aller Kernprozesse in Teilprozesse. Die Berechnung erfolgt entweder durch Berechnung oder durch Schätzung.

Bei der Berechnung des Personalbedarfs insgesamt sind die Systemarbeitszeiten und Prozessarbeitszeiten getrennt vorzunehmen.

Das Ergebnis des Forums lässt sich auf 3 Sätze wie folg zusammenfassen:

1.)   Personalbemessung ist auch in der Sozialen Arbeit möglich.

2.)   Personalbemessung sollte selbst in die Hand genommen werden und nicht Dritten überlassen.

3.)   Personalbemessung alleine führt nicht automatisch zu mehr Personal.

Bericht: Peter Wagner