JAV/PR-FORUM 2015

Let’s make a plan – Arbeitsplanung in der JAV

JAV basics - Arbeitsplanung der JAV

Referent: Ingo Woelke (www.ingo-woelke.com)

Nach einer kurzen Vorstellungsrunde erfolgt durch den Referenten die Einführung ins Thema. In der Bestandsaufnahme der derzeitigen Arbeitsplanung wird deutlich, dass in vielen JAV’en die Planung von Tag-zu-Tag und auf Zuruf erfolgt.

Für eine gute und erfolgreiche Arbeit ist die Planung von Schwerpunkten und anfallenden Terminen jedoch eine notwendige Voraussetzung – auch um allen Beteiligten die Chance der Mitwirkung zu geben und Kommunikationsdefizite abzubauen. Der Referent gibt den Teilnehmenden mehrere Instrumente an die Hand um ihre Arbeitsplanung vor Ort gut zu strukturieren und sich selbst dadurch mehr (Zeit-)Ressourcen zu schaffen:

  • Zielformulierung: „SMART“ - Ziele sollten SMART formuliert werden, dies ermöglicht mehreren Beteiligten an einem Projekt vom gleichen Ziel zu sprechen und biete dem entsprechend eine Chance Abweichungen in der Bewältigung abzubauen. Ziele sollten daher spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein.
  • Arbeitsstrukturierung: „ALPEN“ - Diese Methode ermöglicht es den eigenen Arbeitstag zu strukturieren. Eine gute Struktur bietet die Möglichkeit, sich selbst zu orientieren und die eigenen Ressourcen besser einzuschätzen. Beginnend mit dem Tag sollten anfallende Aufgaben notiert werden (A; Aufschreiben), die Länge und Dauer der Tätigkeit eingeschätzt (L; Länge) und Pufferzeit eingeplant werden (P; Puffer). Sind alle Tätigkeiten notiert, sind Prioritäten festzulegen (E; Entscheidung). Als Abschluss des Tages erfolgt die Nachkontrolle (N; Nachkontrolle). 
  • Prioritätensetzung: Einsenhower Prinzip - Diese Methode ist ein Instrument um Prioritäten besser einordnen zu können. Es berücksichtigt die „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“. Tätigkeiten die wichtig und dringlich sind, genießen hierbei die höchste Priorität und sind als erstes zu erledigen. Tätigkeiten die dringlich, aber nicht wichtig sind, sollten an Dritte abgegeben werden um weitere Ressourcen zu schaffen. Tätigkeiten die wichtig, aber nicht dringlich sind, können beiseitegelegt und später erledigt werden – und sollten terminiert werden. Tätigkeiten die die weder dringlich noch wichtig sind, können ebenso beiseitegelegt werden. Sie können erledigt werden wenn Zeit hierfür ist.

Anschließend verarbeiteten die Teilnehmenden das Erlernte und probieren sich an einer Arbeitsplanung aus. Nach einer kurzen Feedbackrunde verabschieden sich die Teilnehmenden.