JAV/PR-FORUM 2015

Einführung der E-Akte ist ein Prozess

Forum B2

Forum B2: Die Einführung der e-Personalakte – Prozess, Inhalt und Mitbestimmung

Referent: Torsten Felstehausen, BTQ Kassel

Zu Beginn wurde geklärt, was rechtlich unter dem Begriff Personalakte zu verstehen ist,  welche Unterlagen rein dürfen und welche auf keinen Fall Bestandteil der Personalakte sein dürfen. Dabei kommt den Gesundheitsdaten jedes einzelnen Arbeitnehmers, jeder einzelnen Arbeitnehmerin ein besonderer Schutz zu. Kein Bestandteil sind Unterlagen, die einen von der Person und dem Beschäftigungsverhältnis sachlich zu trennenden Zweck dienen, zum Beispiel Beihilfeakten und Kindergeldakten nach Beamtengesetzen.

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer berichteten aus Ihren Dienststellen, wie weit der Prozess der Einführung der e-Personalakte fortgeschritten ist. Dies ist sehr unterschiedlich. In einigen Dienststellen sind bereits Teile eingeführt, wie die Urlaubsabrechnung, die Abrechnung der Kantinenrechnung mit Gehaltszahlung und einiges mehr.

Die Einführung der e-Personalakte ist ein Prozess. Wichtig ist, dass der Personalrat von Anfang an zu beteiligen ist. Das heißt, bereits in der Planungsphase. Es ist auf jeden Fall im Vorfeld klar zu regeln, wer welche Zugriffsrechte hat und welche Schnittstellen es geben darf. Schnittstellen können sein: Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Urlaubsplanung. Unerlässlich ist immer eine Dienstvereinbarung mit dem Arbeitgeber. Es müssen auch solche Dinge geregelt sein, wie: mögliche Auswertungen, Löschfristen, Sicherung der Arbeitsplätze, Qualifizierung der Beschäftigten, Verhinderung der Leistungskontrolle, Gewährleistung von Datenschutz und Transparenz. Das Bundesdatenschutzgesetz §32 und die  Anlage zu §9 Satz 1 bilden eine gute Grundlage für den Datenschutz. Es ist erforderlich, dass sich der Personalrat im Vorfeld auch mit der Software auseinandersetzt und alle Risiken bedenkt. Mögliche Bestandteile einer Dienstvereinbarung hat der Referent Torsten Felstehausen von BTQ Kassel vorgestellt und sie sind seiner Präsentation zu entnehmen.

Bericht: Ellen Bornschein